Samenwerkingsprojecten: een voorlopige verlanglijst

Het voordeel van samenwerken is dat besturen niet langer parallel aan elkaar identieke trajecten moeten doorlopen, zoals ze de afgelopen jaren vaststelden. Daarom zal VERA, op vraag van lokale bestuurders, een coördinerende rol opnemen bij projecten die voor meerdere besturen van belang zijn. Uit de 30 samenwerkingsscans die nu werden afgenomen, is een ‘verlanglijst’ ontstaan van projecten die bij veel besturen op de agenda staan. Hieronder vindt u tien van de meest voorkomende antwoorden.

Mid-office: een mid-office maakt het mogelijk om verschillende softwarepakketten onderling gegevens uit te laten wisselen. Daarbij wordt vaak gedacht aan het koppelen van de zogenaamde ‘front-office’, software gericht op de burger, met de ‘backoffice’, software gebruikt voor de administratie. Een goede integratie daarvan zou besturen efficiënter laten werken.

Externe hosting: organisaties kiezen er niet meer voor om zelf infrastructuur op te stellen, maar brengen hun informatica onder bij gespecialiseerde organisaties. Dit levert schaalvoordelen op en maakt een dienstverlening beschikbaar die geen enkel bestuur zelf kan verzorgen. Door de grote hoeveelheid mogelijkheden is er wel een grondige analyse van de behoeften nodig.

CRM: een centrale aanpak voor het beheer van informatie over burgers, verenigingen en bedrijven. Een CRM-pakket bewaart niet alleen contactgegevens, maar registreert hoe de contacten zijn verlopen. Zo ontstaat er voor medewerkers een gestructureerd overzicht van de relaties met de buitenwereld. Medewerkers kunnen hun communicatie en  handelingen daarop baseren.

Samenaankopen: elk bestuur koopt regelmatig pc’s, software of andere ICT-benodigdheden (multifunctionals, servers, office licenties, digitale infoborden, enz.). Door ze samen aan te kopen kan er niet alleen tijd worden uitgespaard, maar ontstaat ook de mogelijkheid om ervaringen uit te wisselen, schaalvoordelen af te dwingen en een sterkere onderhandelingspositie in te nemen.

Samenwerking gemeente-OCMW: een nauwere samenwerking tussen gemeente en OCMW staat vaak al jaren op de agenda. In de praktijk blijkt dit soms complexer dan werd gedacht. Door met meerdere besturen samen te werken, kan er kennis worden gedeeld en op een hoger niveau naar oplossingen worden gezocht, eventueel met externe ondersteuning.

Financiële analyse ICT uitgaven: binnen de samenwerking wordt het mogelijk om financiële uitgaven te vergelijken voor gelijkaardige dossiers. Zo ontstaat er niet alleen een beeld van het rendement van de investeringen, maar ook een idee over de mate waarin de leverancier beter moet worden aangestuurd.

Opleidingstrajecten: omdat de meeste besturen identieke opleidingsbehoeften hebben, kan het nuttig zijn om samen naar de meest geschikte oplossingen te zoeken. Dit geldt voor (kantoor)software die algemeen wordt gebruikt, maar nog meer voor gespecialiseerde software die maar een paar mensen binnen uw bestuur gebruiken.

GIS: Geografische Informatiesystemen zijn een basis voor goed bestuur geworden. Toch is er veel onduidelijkheid over de beste aanpak en zijn de verschillen tussen oplossingen onderling vaak groot. Door samen te werken en krachten te bundelen kunnen besturen die een GIS willen introduceren in hun werking en dienstverlening  (eventueel aangevuld met meer ervaren besturen) elkaar versterken naar slagkracht en kennis.

Overkoepelend helpdesksysteem: Binnen elk bestuur is er iemand die voor ‘ICT-troubleshooting’ zorgt. Maar wat als deze persoon afwezig is? Wat als uw lCT-verantwoordelijke expert is in systeembeheer maar niet in GIS, terwijl het in uw buurgemeente andersom is? Met een centrale helpdesk kunnen ICT-verantwoordelijken elkaar aanvullen en afwezigheden opvangen. Een eenvoudig systeem dat veel tijd kan helpen besparen.

ICT-Veiligheid: elk bestuur moet rekening houden met wettelijk bepaalde veiligheidsvoorschriften, maar een goed veiligheidsbeleid gaat veel verder. Omdat besturen allemaal onder dezelfde omstandigheden en met dezelfde diensten werken, is het nuttig om hier overleg en afstemming over te organiseren.