Nieuws

Een praktische wenk voor alle gebruikers en behandelaars die met TOPdesk werken: hou de nieuwsberichten op je startpagina in het oog! Hier publiceren we namelijk regelmatig informatie die nuttig is voor de meeste TOPdesk-behandelaars. Ook dringende mededelingen of waarschuwingen worden via deze weg aan TOPdesk-gebruikers doorgegeven.

Sinds ons laatste nieuwsbericht over de migratie naar het nieuwe ‘Asset Management’ van half januari, zijn er geen issues meer opgedoken. Dat betekent dat we zoals aangekondigd aanstaande maandag 3 februari in onze live omgeving migreren naar de nieuwe module. Op die dag mag je nog wel TOPdesk gebruiken, maar mag je geen data meer wijzigen in de oude module ‘Configuratiebeheer’.

Vanaf 2020 willen we onze DPO-werking (nog meer) in het ritme van periodieke rondes van verbeterpunten, actie en evaluatie van het informatieveiligheidsplan krijgen. Onze DPO’s zullen daarbij telkens samen met de leden van de informatieveiligheidscellen de cadans bewaken.

In 2018 en 2019 volgenden 11 organisaties ons optimalisatietraject Fileserver. Door een combinatie van expertisedeling in groepssessies en begeleiding op maat hebben we samen hun fileservers herwerkt tot een logisch en functioneel geordend digitaal klassement. Want een functioneel geordende fileserver is vaak het meest aangewezen eerste traject om een breed informatiemanagement praktisch vorm te geven en meteen een grote stap vooruit te zetten.

Een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (GBEB), of in het Engels Data Protection Impact Assessment (DPIA), is een beoordeling die je moet doen bij nieuwe processen of projecten waarin je gebruik maakt van persoonsgegevens. Ook de GBEB is een gevolg van de nieuwe GDPR-wetgeving.

De kerstvakantie komt dichterbij. Een moment waarop de poorten van vele scholen, bibliotheken en gemeentehuizen gesloten blijven. Vaak worden de gebouwen dan niet verwarmd en dit heeft gevolg voor jullie printers: het papier in de lades wordt vochtig. Er zijn enkele zaken die je kan doen om dit te verhelpen.

De huidige module configuratiebeheer in TOPdesk en bijhorend automatisatiescript TOPsis zijn end-of-life en worden niet langer ondersteund. Daarom zijn wij op zoek gegaan naar een alternatief.

Moet je een gemeenteraad of college opnemen? Of moet het toch niet? We zetten enkele punten op een rij over wat moet en wat mag.

Een nieuw jaar, een nieuwe korting. We hebben bij DataUnit een hogere korting kunnen bedingen op netwerkswitchen: 55% i.p.v. 50% korting! De netwerkswitchen zijn opgenomen in perceel 1 van het raamcontract indoor netwerk.

De 6000 leden van d e bibliotheek van Sint-Pieters-Leeuw kunnen vanaf nu hun boeken uitlenen en binnenleveren aan drie zelfuitleenbalies. Sint-Pieters-Leeuw is één van de tientallen bibliotheken die gebruik hebben gemaakt van ons raamcontract RFID!

De omgevingsvergunning had op 1 juni in alle gemeenten in werking moeten treden. Eén week voor deze deadline heeft het Vlaamse Parlement een spoeddecreet goedgekeurd om de omgevingsvergunning een tweede keer uit te stellen naar 1 januari 2018. De Vlaamse overheid oordeelde immers dat het omgevingsloket, het online uitwisselplatform waarlangs het hele proces moest verlopen, daar nog niet klaar voor is.

De meeste gemeenten hebben via VVSG het bericht ontvangen dat zij toegang kunnen krijgen tot de meest recente kadastrale informatie. De VVSG heeft een algemene machtiging gevraagd aan de Privacycommissie, afdeling Sectoraal Comité Federale Overheid (SCFO), om de informatie van de Algemene Administratie van de Patrimoniumdocumentatie (“AAPD”) ofwel "het kadaster" te mogen raadplegen. Dit gebeurt in twee stappen.

Enkele weken geleden stuurde Binnenlandse Zaken een brief naar alle besturen om heb er op te wijzen dat zij voldoende logging moeten maken van het consulteren van rijksregistergegevens. Deze verplichting geldt niet alleen voor het consulteren van het centrale rijksregister maar ook voor de lokale databanken.

We mailen constant en sturen allerlei bijlages door. Meestal is dat onschuldig, maar niet altijd. Hoe herken je de 'schuldige' en wat doe je er mee? Audit Vlaanderen heeft dit opgepikt met een phishing actie naar lokale besturen.

VVSG en OVSG hebben enkele weken geleden de gemeentebesturen een brief gestuurd i.v.m. de informatieveiligheid in scholen. Zij waarschuwden dat iedere onderwijsinstantie moet voldoen aan de privacywet en in de toekomst ook aan de algemene Europese verordening over de verwerking van persoonsgegevens. Dit houdt o.a. in dat ook scholen een veiligheidsconsulent moeten hebben.

We hebben vernomen dat Microsoft Exchange Online stopt met ondersteuning voor Office 2007 en Outlook 2007 eind oktober 2017. Voor de niet-technisch geschoolden onder ons betekent dit gewoon: je moet upgraden naar een hogere Office versie. Waarschijnlijk heb je deze upgrade al uitgevoerd want Microsoft kondigt al sinds 2012 aan dat ze haar ondersteuning voor Office 2007 stop zal zetten in 2017.

Gemeente Bertem heeft op 21 november via de post een oplichtingsfactuur gekregen voor een 'Office 365 Extended Cloud Package' t.w.v. € 885! De factuur stond op naam van 365officeDocs.com, met een adres in Podgorica Montenegro. De oplichters verwijzen naar een abonnement met pincode om het factuur geloofwaardig te maken.

In de andere twee nieuwsberichten ging het over de voorwaarden die de privacywet stelt voorafgaand aan de inzameling van persoonsgegevens. De bescherming van persoonsgegevens houdt echter niet op na de inzameling hiervan. Als je persoonsgegevens eenmaal in je bezit hebt, moet je aandacht blijven hebben voor de vertrouwelijkheid en de beveiliging ervan.

Informatieveiligheid gaat over het correct en veilig gebruik van gegevens, maar ook over het beheer van materiaal en gegevens die niet meer actief worden gebruikt. Wat doe je met je oud materiaal en welk veiligheidsniveau voor vernietiging kies je?

Elk bestuur moet gegevens uitwisselen met burgers, organisaties en andere overheden. Maar hoe doe je dit op een veilige manier als je de gegevens niet persoonlijk kan overhandigen? Wij beoordelen in dit eerste deel alvast verwijderbare media (usb-sticks, dvd's, ... ) en e-mail als mogelijk alternatief.

De privacywet is uitgebreid en niet altijd eenvoudig te interpreteren. Dus hoe doe je nu aan een verwerking van persoonsgegevens, geheel conform de wetgeving? We lichten alvast het begrip 'persoonsgegevens' toe en geven concrete richtlijnen en bijhorende voorbeelden waarmee je rekening moet houden. Inclusief enkele praktische tips!