De Vlaamse Overheid vroeg ons eind 2015 enkele lokale besturen te zoeken die de toepassing - toen nog onder de werktitel SigningHub - wensten te implementeren in één of meerdere werkprocessen.
Intussen is de digitale handtekenmap gelanceerd en introduceren wij deze gratis tool bij de besturen in Vlaams-Brabant. Besturen kunnen ook zelf aan de slag gaan met onze leidraad.
Waarom?
- Eén van de taken van VERA is een brug te vormen tussen de lokale besturen en de hogere overheid. Daarom hebben we samen de Vlaamse Overheid hun tekenplatform gepromoot en geïntroduceerd bij de lokale besturen.
- We hadden reeds verschillende signalen opgevangen van besturen die op zoek zijn naar een digitale handtekenoplossing. Er zijn immers verschillende voordelen:
- Digitale processen: personen moeten niet fysiek aanwezig zijn om documenten te ondertekenen, de status van een document is ook makkelijker te achterhalen
- Digitale documenten kunnen sneller, goedkoper en makkelijker worden verstuurd
- Eenvoudigere archivering & makkelijker en sneller terugvinden
- Er zijn commerciële producten op de markt, maar deze kosten al snel € 1.000 of meer per jaar. De tekenoplossing van de Vlaamse Overheid is gratis. In tijden van besparingen is dit een mooie stimulans voor de lokale besturen om te blijven innoveren met beperkte middelen.
- Recent is hier nog de noodzaak om documenten van het omgevingsloket digitaal te verwerken en ondertekenen bijgekomen.
Hoe ga je aan de slag met deze leidraad?
De ervaringen van de pilootbesturen is gebundeld in een ‘Leidraad Digitale Handtekenmap’. Deze leidraad bevat praktische informatie over de Digitale Handtekenmap, de werkwijze en een vergelijking met de commerciële toepassingen.
Extra's
- Meer info over de Digitale Handtekenmap vind je op https://overheid.vlaanderen.be/digitaal-tekenen.
- Vooraleer je bestuur van start kan gaan met de toepassing is er een intakegesprek. Tijdens dit intakegesprek wordt er een demo gegeven hoe deze toepassing werkt en worden enkel vragen gesteld om de omgeving kunnen op te zetten. In Vlaams-Brabant kan VERA dit intakegesprek afnemen. Je kan hiervoor contact opnemen met onze samenwerkingsbeheerders.
- Tijdens de pilootfase hebben we gemerkt dat de start de grootste hindernis vormde: hoe begin je eraan? Hoe maak je tijd vrij bij de IT'er om de toepassing te leren kennen, te configureren en de documenten en bijhorende processen in kaart te brengen en uit te werken? Om jouw bestuur snel up-and-running te maken om met de toepassing te starten hebben we een betalend begeleidingstraject uitgewerkt.
Pilootbesturen
- Stad Landen: Dienst burgerzaken, digitale bouwaanvraag
- Gemeente Bierbeek: Digitale bouwaanvraag
- Gemeente Lennik: Digitale bouwaanvraag
- VERA: Personeelsdocumenten, offertes
Contactpersoon
Wens je hierover meer informatie? Neem dan contact op met VERA via info@vera.be, Ilse Van mello of Stefan Wuyts
