Minder gedoe, meer efficiëntie
Eens er verkiezingen aankomen, draait de dienst Burgerzaken van een lokaal bestuur overuren. Zes weken voor we onze stem uitbrengen, krijgt de dienst de officiële contactlijsten van de personen die in aanmerking komen om stemmen te tellen of bij te zitten. Pas dan kunnen ze beginnen aan het samenstellen van tel- en stembureaus. Er is dus heel weinig tijd en veel druk om dit goed te doen.
De uitnodigingen en alle opvolging van de uitnodigingen voor bijzitters en tellers verloopt volledig per brief. Zo verstuurde Lennik bij de vorige verkiezingen meer dan 1.200 brieven en kreeg het bestuur ook meer dan 1.200 antwoorden. Deze moeten allemaal verwerkt worden.
Let op, dit zijn enkel de uitnodigingen en aanvaardingen. Hierbovenop komen nog de weigeringen, aanvechten van de reden van weigering en dergelijke. Al die brieven moeten verwerkt worden. Dit proces kost dus ontzettend veel tijd en geld.
Daarom wil Lennik samen met Sint-Pieters-Leeuw, Meise, Torhout, Beveren, Wetteren en Lier dit proces verbeteren én digitaliseren. Zo komen we tot een vlot systeem dat de dienst Burgerzaken ontlast en het de burger makkelijker maakt. Een win-win voor de lokale besturen en de burgers. En met de verkiezingen van 2024 in zicht, zorgen we ervoor dat de dienst Burgerzaken zich met de dagelijkse werking kan bezighouden in de plaats van twee maal zes weken volledig op z’n kop te staan.
De rol van VERA
Als projectcoördinator organiseer ik alle meetings, trek ik aan mouwen en bewaak ik het budget. Daarnaast manage ik de verwachtingen. Dat is belangrijk om iedereen op dezelfde lijn te houden. Als er iemand een bepaalde verwachting heeft, daag ik deze persoon uit om het belang te bekijken en te zien of dit wel zo belangrijk is en of het een vaak terugkerend probleem is.
"Ik wil de neuzen richting digitalisering krijgen."
Philippe Kyametis
Projectcoördinator bij VERA
Ik wil de neuzen richting digitalisering krijgen. Zij moeten doen waar zij goed in zijn en wij kijken met een digitale bril met onze kennis en know how. Deze rol is VERA op het lijf geschreven. Iedere deelnemer werkt vanuit zijn eigen sterkte. De leverancier werkt aan de software, dienst burgerzaken zorgt dat we op een correcte manier het juiste doel nastreven en wij bewaken de digitale weg.
Elke maand hebben we ter plaatse, bij een van de participanten, een werkvergadering. Dit zijn intense en interessante meetings. Er is een goede cohesie. De groep wil samen vooruit en dat merk je.
Aan de slag
Als eerste stap brengen we het hele proces in kaart. Ik bezoek elk bestuur en ga met hen in gesprek om in kaart te brengen hoe het proces op dit moment verloopt. Dit is verschillend per bestuur. Daarnaast spreek ik ook met verschillende vrederechters omdat ook zij betrokken partij zijn en met een andere blik naar het proces kijken.
Er zijn heel wat stakeholders (denk aan burger, dienst Burgerzaken, vredegerecht, ABB, Digitaal Vlaanderen, FOD BOSA…) met elk hun eigen insteek en belangen. Om alles zo tastbaar mogelijk te maken creëren we persona’s. Zo houden we steeds de juiste profielen voor ogen bij elke stap die we zetten. Tijdens elke werkvergadering demonstreren we de nieuwste ontwikkelingen binnen het proces en kijken we naar de volgende fase. Elke keer is er dus een demo waarbij we aan de hand van voorbeelden alles zo concreet mogelijk maken.
Het ultieme doel is ervoor zorgen dat de burgers via Mijn Burgerprofiel in enkele kliks kunnen aangeven of ze beschikbaar zijn. Is er een reden dat ze toch hun burgerplicht niet kunnen vervullen? Dan moeten ze dit ook digitaal makkelijk kunnen aangeven. Door alles zo veel mogelijk digitaal te laten verlopen, ontlasten we de medewerkers van Burgerzaken en is er een helder overzicht.
Wisselwerking digitaal - analoog
Het is niet de bedoeling om mensen uit te sluiten. Daarom is er een goede wisselwerking nodig tussen digitaal werken en analoog werken. Antwoord je niet op je melding in Mijn Burgerprofiel of e-box? Dan krijg je na een tijdje een fysieke brief en gaat het proces toch fysiek verder. Zo houden we ook digitaal minder sterke burgers aan boord.
Is het proces overgeschakeld op fysieke brieven, maar wil je toch terug naar het digitale spoor? Geen probleem. Dankzij qr-codes op elke brief kan je vlot overschakelen naar de online toepassing. Elke burger moet de kans krijgen om van analoog naar digitaal te gaan of omgekeerd, afhankelijk van hun voorkeur.
Wat brengt de toekomst?
We werken dit project uit voor zeven besturen, maar als alles goed loopt, is dit niet het eindpunt. Het is de bedoeling dat er extra besturen kunnen aansluiten bij dit project. Finaal willen we dit opschalen zodat elk lokaal bestuur de software kan gebruiken om tot een efficiënte organisatie te komen van de tel- en stembureaus.
Wil je meer weten over dit project van Gemeente zonder Gemeentehuis of wil je aansluiten bij dit project? Contacteer ons via info@vera.be en we bekijken hoe we je van dienst kunnen zijn.