Wat?
De aanvraag van een evenement in een gemeente is zowel voor de gemeentelijke diensten, het bestuur als voor de burger, organisatie of vereniging die het evenement wil organiseren een uitdaging. Elk evenement heeft zijn eigen specifieke kenmerken en de organisator zal op basis daarvan verschillende specifieke aanvragen moeten doen (aanvragen voor tapvergunning, inname openbaar domein, uitlenen van materiaal...)
Kortom: voor de aanvrager een enorme checklist aan aanvragen en toelatingen om te beheren wanneer hij een evenement wil organiseren, voor de gemeente een kluwen aan verschillende besluiten en controles die zich bij verschillende diensten bevinden: vrije tijdsdienst, jeugddienst, politie, milieudienst, dienst mobiliteit en de technische dienst. Gebruikersonderzoek wijst uit dat aanvragers niet altijd weten wat ze juist verplicht zijn te doen en hierdoor regelmatig niet in orde zijn met bepaalde verplichtingen. Voorts blijven deze evenementen zich vertalen in verschillende formulieren, waarbij dezelfde gegevens steeds opnieuw doorgegeven moeten worden. Dit is in strijd met het only once-principe. Daarom hebben vele gemeenten de voorbije jaren reeds geprobeerd het aanvragen van een evenement te centraliseren en het kluwen voor de burger transparanter te maken.
Wat wilden we bereiken?
Met dit project wilden we een aantal concrete doelstellingen bereiken:
- Zicht krijgen op de verschillende processen en diensten die betrokken zijn bij de aanvraag van een evenement, zowel vanuit de burger als vanuit de diensten bekeken.
- Zicht krijgen op de gegevens die voor deze processen nodig zijn en hoe deze nu verzameld en verwerkt worden. Een analyse maken van de bronnen waar deze gegevens zich bevinden en wat nodig is om deze gegevens aan elkaar te koppelen (AS IS).
- Op basis van 1 en 2 een to be maken van de ideale manier om deze gegevens te verzamelen en de aanvragen te verwerken op een geïntegreerde manier, zowel voor de aanvrager als voor de behandelende gemeente en bijhorende organisaties (zoals de politie). We bekijken hoe de aanvraag zelf georganiseerd kan worden, hoe koppelingen tussen bestaande pakketten kunnen georganiseerd worden, welke info hoe door moet sijpelen tussen de diensten en naar de aanvrager. In deze oefening houden we uiteraard ook rekening met veiligheidsaspecten. We willen hierbij niet per se bestaande systemen vervangen (bijvoorbeeld besluiten blijven in de bron van de besluiten), maar zorgen dat de gegevens telkens op één plaats kunnen worden bijgehouden en raadpleegbaar zijn. We willen m.a.w. een datamodel opstellen, samen met mock-ups van een eventueel te ontwikkelen systeem voor de aanvragen van de evenementen.
- Een beheermodel ontwikkelen dat de besturen in staat stelt onafhankelijk te blijven van leveranciers en zelf eenvoudige wijzigingen aan te brengen, als hen eigenaar maakt van de gegevens. Ook willen we bekijken hoe andere gemeenten makkelijk kunnen aansluiten en ook gebruik kunnen maken van deze oplossing, zonder dezelfde technologie aan de volle prijs te moeten aankopen.
- Opmaak van een bestek voor de ontwikkeling van de eventuele oplossing.
Resultaten?
Dit project liep van 1 november 2018 tot 31 oktober 2019. Op 10 oktober stelden we het bestek voor in de brandweerkazerne van Asse. Het project heeft een aantal documenten opgeleverd:
- Een behoefteanalyse die elk bestuur ook individueel kan gebruiken voor de aanbesteding van een eventtool.
- Een document met mock-ups en procestekeningen.
- Een document met een analyse van de mogelijkheden rond beheer en aanbesteding.
En nu?
En nu? Met deze documentatie kan elk bestuur of elke groep van besturen zelf aan de slag om een evenemententool aan te besteden. Om het besturen makkelijk te maken, werkte VERA de voorbije maanden een nieuwe raamovereenkomst digitale dienstenmotor uit. Door samen te werken met provincie Oost-Vlaanderen, zullen meer lokale besturen in Vlaanderen van deze raamovereenkomst kunnen afnemen.
VERA zal deze raamovereenkomst koppelen aan het samenwerkingsproject Doe-het-zelf dossieropvolging. Ook in dit project wordt immers gezocht naar tools die besturen in staat stellen om transacties en dossieropvolging tussen burger en afhandelende diensten digitaal op te zetten en zelf te beheren. Beide reeds bestaande projecten worden vanaf nu gebundeld in het nieuwe project Digitale dienstenmotor.
Intussen hebben we deze raamovereenkomst gegund!
Interesse?
Wens je hierover meer informatie? Neem dan contact op met VERA via info@vera.be
