Wat?
Op 1 oktober 2013 startte het project 'gedeeld kennisplatform', waarin werd gezocht naar een overkoepelend helpdesksysteem voor zowel ICT-medewerkers als eindgebruikers. Het moest een makkelijk en efficiënt systeem zijn waarmee een organisatie greep kan krijgen op haar ICT-omgeving.
Dit project mondde uit in een raamcontract dat werd gegund aan TOPdesk Belgium. Zij boden een gebruiksvriendelijke SaaS-tool aan die toelaat om jouw ICT-omgeving op de voet te volgen en beheren, mede dankzij de krachtige rapporteringsmogelijkheden. In 2017 waren er 39 besturen die gebruik maakten van dit aanbod.
In september 2017 liep het eerste raamcontract ten einde. Dit werd opgevolgd door een nieuw raamcontract, dat opnieuw door TOPdesk Belgium is binnengehaald. Dit nieuwe raamcontract loopt tot 30 september 2020 (met een mogelijke stilzwijgende verlenging van één jaar).
Wat biedt het raamcontract?
Via TOPdesk kunnen besturen individueel hun ICT-omgeving beheren (assets inventariseren, contracten beheren, SLA's opvolgen...). Doordat er een gemeenschappelijke basis wordt gebruikt laat het platform echter ook toe dat er samengewerkt wordt tussen de verschillende besturen; zo kan men een helpdesk op afstand organiseren en met elkaar oplossingen uitwisselen voor courante IT-problemen.
De gebruiksvriendelijke en intuïtieve interface zorgt ervoor dat zowel ICT'ers als andere medewerkers deze tool kunnen gebruiken. Dit kan in alle veiligheid omdat er verschillende rollen kunnen worden aangeduid voor specifieke onderdelen. De krachtige export- en rapportagemogelijkheden laten ook toe om op een eenvoudige manier kerncijfers te verzamelen voor het beleid (budgettering, opleidingsbehoeften...).
In de gedeelde omgeving van TOPdesk bieden we een ruime set basismodules aan:
- TOPdesk Enterprise Platform (= basisframework)
- Incidentbeheer (helpdesk)
- Asset Management - vroeger Configuratiebeheer (inventarisatie)
- SelfservicePortal (+ Form Designer)
- Kennissysteem en uitwisselforum
- Gebeurtenissen & acties
- TOPdesk mobile (voor mobile devices)
- Operationeel beheer
- Projectbeheer
- Contractbeheer & Service Level Management
- Personeelskoppeling via Active Directory (excl. installatie)
- Single Sign-On (excl. installatie)
Daarnaast biedt TOPdesk nog meer mogelijkheden. Optionele modules zijn onder andere:
- Voorraad- en bestelbeheer
- Wijzigingsbeheer (change management )
- Probleembeheer
- Artikelenbeheer
- Reserveringsbeheer
- Barcode add-on (voor barcodescanner)
- Webshop
- Huisvestingsbeheer
- Meerjarenplanning
- Enquêtebeheer
- Bezoekersregistratie
- ...
Je vindt meer info over de verschillende modules en hun mogelijkheden op de website van TOPdesk.
Het platform wordt aangeboden als een 'hosted' omgeving. Dit biedt een aantal voordelen:
- je beschikt altijd meteen over de nieuwste features
- je hoeft je niet te bekommeren over een lokale installatie
- de leverancier bied zeer hoge garanties qua informatieveiligheid en privacybeleid
Praktisch
Aangezien het raamcontract gebaseerd is op een kostendelend platform, zijn de kosten afhankelijk van het aantal deelnemende besturen en het aantal melders en behandelaars dat per bestuur gebruik maakt van de oplossing. Neem contact op met onze servicedesk als je meer info wenst hierover.
Alle leden van onze Virtuele Centrumsteden kunnen gratis gebruik maken van dit raamcontract. De financiële voordelen gaan rechtstreeks naar onze besturen via voordelige prijzen of meer dienstverlening van de betrokken leveranciers voor minder geld.
Het raamcontract is gestart op 1 oktober 2017 en loopt af op 30 september 2020. Het contract kan stilzwijgend verlengd worden met een jaar, waardoor de uiteindelijke einddatum voor afname op 30 september 2021 valt.
Het raamcontract is een opdrachtencentrale met VERA als penhouder. Bestellen kan dan ook eenvoudig via een raadsbeslissing waarin verwezen wordt naar de procedure die VERA heeft gevoerd en de eigenlijke gunning. Voor besturen die al afnamen van het vorige raamcontract, blijft alles bij het oude.
Contactpersoon
Wens je hierover meer informatie? Neem dan contact op met VERA via info@vera.be, Ilse Van mello of Stefan Wuyts
Meer info
- Information Technology Infrastructure Library (ITIL)
- Wat is TOPdesk? - Introvideo
- TOPdesk is een antwoord op de leidraad Vlaanderen, organisatiebeheersing door:
- het overzicht van de beschikbare ICT binnen de organisatie
- de actuele inventarissen van de hardware, software, outsourcers en partners
- het meldingssysteem voor medewerkers van incidenten en problemen
- het overzicht van uitbesteedde activiteiten aan IT-bedrijven
