Wat?
Gemeenteraden opnemen of streamen lijkt heel praktisch, maar tegelijkertijd moeten we ook rekening houden met de nieuwe Europese richtlijn inzake toegankelijkheid van overheidswebsites. Deze richtlijn bepaalt dat ook mensen met een beperking vlot toegang moeten krijgen tot de gepubliceerde informatie. Als je m.a.w. video’s publiceert is het aangeraden deze te ondertitelen, en als je audiofragmenten gebruikt, bied je best ook een geschreven transcriptie aan.
Wat biedt de raamovereenkomst?
Perceel 1: AV Materiaal en software voor publicatie/casting van vergaderingen
Dit perceel bevat:
Audio- en/of videomateriaal voor opname van de gemeenteraad (en andere vergaderingen)
- Microfoons:
- Zowel draadloos als bedraad, mobiel en ingebouwd
- Mogelijkheid tot stemmen
- Videoapparatuur:
- Zowel vaste camera's (muur/plafond) als mobiele (op sokkel/statief)
- Automatische tracking van “de spreker aan het woord” (camera richt zich naar de persoon die spreekt)
- Opnameapparatuur:
- Lokale opname van audio en/of video in een gangbaar digitaal formaat
- Mogelijkheden voor live streaming
- Ander materiaal:
- Aankoop en plaatsing van beamer, projectiescherm, grote schermen
- Aankoop en plaatsing van audio-installatie in de zaal
Software om deze vergaderingen te sturen en te publiceren op een website
- Software om vergaderingen te sturen:
- Registratie van agendapunten en tijdsregistratie (voor indexering audio/videobestanden)
- Optioneel: registratie van stemmingen (openbaar/geheim)
- Optioneel: “spreker aan het woord” door voorzitter/moderator
- Publicatie/casting van de opnames
- Indexering van audio-/videobestanden per agendapunt (optioneel per spreker)
- Optioneel live streaming
- Publicatie op een website
- Mogelijkheid in het publicatieproces om ondertiteling toe te voegen op een apart ondertitelspoor
Installatie, configuratie, opleiding, interventie…
- Installatie en configuratie door leverancier
- Gebruiksvriendelijke opzet en bediening, ook door niet-technische personen
- Opleidingsmogelijkheden voor installatie, gebruik en raadsleden
- Interventie via telefoon/ter plaatse
- Bereikbaarheid buiten kantooruren
- Beschikbaarheid van reservemateriaal
Ook besturen die reeds een systeem hebben voor opnamen van de gemeenteraad kunnen via deze raamovereenkomst hun systeem uitbreiden (met bijvoorbeeld live streaming). Uiteraard op voorwaarde dat de bestaande apparatuur compatibel is.
=> Het perceel is gegund aan Axians AV met Televic materiaal en Arbor Media als software oplossing.
Perceel 2: Software voor machinale omzetting van spraak naar tekst (speech-to-text)
Dit perceel is niet gegund.
Perceel 3: Dienst voor omzetting van spraak naar tekst
Via dit perceel is het mogelijk om audio/video bestanden te voorzien van ondertiteling of een uitgeschreven transcript van de vergadering.
=> Het perceel is gegund aan Video–Center NV.
Praktisch
De raamovereenkomst heeft een looptijd van 36 maanden, van januari 2020 tot december 2023.
VERA neemt de rol op van aankoopcentrale met aanvullende aankoopactiviteiten. Wij treden als tussenpersoon op door het sluiten van een raamovereenkomst die door onze lokale besturen worden gebruikt. Het bestuur dient echter zelf nog een overeenkomst te sluiten met de leverancier.
Alle leden van onze Virtuele Centrumsteden en it-punt kunnen gratis gebruik maken van deze raamovereenkomst. De financiële voordelen gaan rechtstreeks naar onze besturen via voordelige prijzen of meer dienstverlening van de betrokken leveranciers voor minder geld.
Contactpersoon
Neem contact op met de servicedesk via mail of 016 30 85 10
