Wat?
Een goed formulier is een duidelijke dialoog tussen de invuller en de organisatie van wie het formulier uitgaat. Dat wil zeggen dat de invuller de vragen begrijpt, over voldoende informatie beschikt om deze te kunnen beantwoorden en geen onnodige stappen moet doorlopen. Bij een goed formulier wordt ook het principe van eenmalige gegevensbevraging gerespecteerd: de gegevens die gekend zijn bij de overheid worden niet opnieuw aan de burger gevraagd.
De digitalisering van een formulier is hét moment om je formulier grondig te herzien. Kan het proces worden vereenvoudigd? Zijn alle gevraagde gegevens nodig? Kunnen bepaalde gegevens uit een centrale bron worden gehaald?
Om je te ondersteunen bij het maken van je digitale formulieren ontwikkelden we een checklist én bieden we je een aantal voorbeeldformulieren aan, die je in principe volledig kan overnemen in je eigen digitaal loket.
Checklist digitale formulieren
Met deze checklist kan je je formulieren in 5 stappen op een kwaliteitsvolle manier digitaliseren:
- Vereenvoudigen van het formulier
- Gegevensdeling
- Opstellen van de vragen
- Technische opbouw
- Communicatie
Deze handleiding is gebaseerd op de handleiding digitale formulieren van de Vlaamse overheid: https://overheid.vlaanderen.be/kwaliteitsvolle-formulieren
Formulierenbibliotheek
Het bibliotheekje van voorbeeldformulieren is ontwikkeld samen met een aantal besturen die een enkele formulieren optimaliseerden en nu ter beschikking stellen van collega's. Deze formulieren komen in de meeste besturen voor en kunnen door iedereen worden overgenomen. Zo ben je zeker dat je een kwaliteitsvol digitaal formulier aanbiedt, zonder dat je er zelf veel tijd in moet steken. Het bibliotheekje is een work in progress dat steeds wordt aangevuld.
Voor wie?
Deze checklist en voorbeeldformulieren zijn gemaakt voor iedereen die binnen jouw bestuur werkt aan digitale formulieren:
- communicatieverantwoordelijken
- diensthoofden
- stafmedewerkers
Contactpersoon
Wens je hierover meer informatie? Neem dan contact op met VERA via info@vera.be
