Jouw privacy

Jouw privacy

1. Inleiding
2. Verwerkingsverantwoordelijke
3. Verwerkingsdoeleinden
4. Rechtsgronden
5. Ontvangers
6. Delen met derden
7. Inzameling
8. Beveiliging
9. Bewaartermijn
10. Archivering
11. Rechten van de betrokkene
 a. Vragen
 b. Intrekken toestemming
 c. Klachten
12. Cookies

1. Inleiding

VERA apb hecht groot belang aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en verwerkt de persoonsgegevens die haar verstrekt worden met de grootste zorg. Hieronder geven we graag meer uitleg hoe wij met de persoonlijke gegevens omspringen. VERA apb houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), elders ook GDPR (General Data Protection Regulation) genoemd.

Dit betekent dat wij:

• Persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
• De verwerking van persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Vragen om jouw uitdrukkelijke toestemming wanneer deze nodig is;
• Passende technische en organisatorische maatregelen nemen om persoonsgegevens te beveiligen;
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• De rechten omtrent persoonsgegevens respecteren.

Voor definities van de in deze tekst gebruikte begrippen zoals “Persoonsgegevens”, “verwerken”, “verwerkingsverantwoordelijke”, etc. verwijzen wij naar de AVG: Inhoudsopgaaf EU algemene verordening gegevensbescherming (EU-AVG). Privacy/Privazy according to plan. (privacy-regulation.eu).

2. Verwerkingsverantwoordelijke

VERA apb met als adres Vaartdijk 3, bus 13018 Leuven is de verwerkingsverantwoordelijke. De individuele medewerker die uw persoonsgegevens verwerkt wordt - in de betekenis van de GDPR - niet beschouwd als verwerkingsverantwoordelijke.

Indien je jonger bent dan 13 jaar, raden wij aan, vooraleer u persoonsgegevens aan ons bezorgt, om:

• Deze privacyverklaring samen met je ouders of wettelijke vertegenwoordiger(s) aandachtig te lezen;
• De toestemming van je ouders of wettelijke vertegenwoordiger(s) te vragen voor jouw (online) activiteiten op onze website, alsook wanneer je een beroep doet op onze diensten of producten.
  
  

Wij vragen aan jouw ouders of wettelijke vertegenwoordiger(s) om:

• Betrokken te zijn bij de (online) activiteiten op onze website en/of onze aangeboden diensten of producten;
• Expliciete toestemming te geven bij het bezorgen van persoonsgegevens aan ons bestuur;

Expliciete toestemming te geven bij de aankoop van aangeboden diensten of producten.

3. Verwerkingsdoeleinden

VERA apb verwerkt uw persoonsgegevens om de dienstverlening van VERA voor de lokale besturen van Vlaams-Brabant te kunnen uitvoeren. VERA apb verwerkt uw gegevens niet voor commerciële doeleinden.

Mogelijke categorieën van persoonsgegevens die wij verwerken via deze website zijn:

• Identificatiegegevens: naam, voornaam, adres, bedrijf, bestuur;
• Contactgegevens: emailadres, vast telefoonnummer, mobiel telefoonnummer
• Contactvoorkeuren: keuzes bij de nieuwsbrieven
  
  

4. Rechtsgronden

Wij verwerken jouw gegevens enkel als we er een duidelijk en gerechtvaardigd doel voor hebben, dit kan enkel:

• Om een wettelijke verplichting na te komen;
• Om onze taken van algemeen belang of een opdracht van openbaar gezag te vervullen;
• Om een overeenkomst uit te voeren;
• Wanneer je hiervoor toestemming hebt gegeven;

Om een ernstige bedreiging voor jouw gezondheid te bestrijden.

5. Ontvangers

De personeelsleden van VERA apb hebben toegang tot uw gegevens, voor zover zij die nodig hebben in de uitvoering van hun taken. Niet iedereen binnen VERA heeft toegang tot dezelfde informatie. De toegangen van medewerkers van bv. de servicedesk, projecten, communicatie en informatieveiligheid verschillen allemaal van elkaar.

Voor de uitvoer van de dienstverlening doet VERA apb beroep op verwerkers. Dit zijn externe partijen die enkel in opdracht van VERA persoonsgegevens verwerken. Voorbeelden van deze externe partijen zijn:

• Software in gebruik door onze servicedesk (Topdesk)
• Hosting van de website (LCP)
• Rekrutering / sollicitaties (Poolstok)
• IT optimalisatie / beveiliging (Cronos)
  
  

VERA apb stelt met deze verwerkers een “verwerkersovereenkomst” op, overeenkomstig de GDPR/AVG.

6. Delen met derden

In principe worden er geen persoonsgegevens gedeeld met derden, tenzij dit nodig is voor onze dienstverlening of wanneer de gegevensdeling wordt opgelegd door of krachtens een wet, decreet of ordonnantie. In de volgende gevallen kan een gegevensdeling aan derden wel plaatsvinden:

• Op grond van wettelijke verplichtingen: in bepaalde omstandigheden zijn we verplicht om persoonsgegevens af te geven aan overheidsinstanties zoals politie, justitie, belastingdiensten, etc.
  Wij geven jouw gegevens alleen maar door aan derden wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
• In het kader van samenwerkingen met andere takken van de overheid: deze samenwerkingen worden altijd vastgelegd in samenwerkingsakkoorden, kaderovereenkomsten of protocolakkoorden en gebeuren steeds in het kader van de correcte implementatie van de door de gemeente te leveren diensten.
  Er wordt steeds rekening gehouden met de geldende regelgeving inzake privacy.
  
  

VERA apb verwerkt jouw persoonsgegevens binnen de Europese Unie. We gebruiken ook enkel IT-systemen die binnen de Europese Unie actief zijn. Indien er geen gelijkwaardig alternatief bestaat binnen de EU, dan kan het bestuur gebruik maken van toepassingen die gegevens verwerken in landen buiten de EU, op voorwaarde dat deze toepassingen voldoende waarborgen bieden om te voldoen aan de Europese verordening.

7. Inzameling

Je hebt het recht om inzage te krijgen tot de gegevens die wij over jou verwerken. Hiervoor kan je de directeur (directeur(at)vera.be) of de functionaris voor gegevensbescherming (privacy(at)vera.be) contacteren.

VERA houdt hiertoe een register van verwerkingsactiviteiten bij (verplicht door GDPR art. 30).
Je hebt het recht om :
• gegevens over jou te (laten) verbeteren (rectificatie)
• jouw gegevens te (laten) wissen
• de verwerking van jouw gegevens te beperken
• bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw gegevens
• jouw gegevens op te vragen in een leesbaar bestand om zo deze gegevens over te dragen naar een andere instantie (recht op gegevensoverdraagbaarheid)

8. Beveiliging

VERA apb treft passende organisatorische, technische en fysieke beveiligingsmaatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen onopzettelijke of onwettige verwijdering, onopzettelijk verlies, ongeoorloofde aanpassing, ongeoorloofde openbaarmaking of toegang, misbruik en enige andere onwettelijke vorm van verwerking van persoonsgegevens in ons bezit. De mate van beveiliging wordt bepaald door de nodige risicoanalyses.

9. Bewaartermijn

Jouw gegevens worden bewaard zo lang als nodig is om de dienstverlening uit te voeren. Bepaalde gegevens zullen langer bewaard worden indien de archiefwetgeving ons hiertoe verplicht.

10. Archivering

Een verdere verwerking is mogelijk met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden. In dit kader mogen persoonsgegevens langer bewaard worden en indien mogelijk geanonimiseerd. Dit wordt niet beschouwd als onverenigbaar met de initiële doeleinden.

11. Rechten van de betrokkene

Binnen de wetgeving heeft u verscheidene rechten voor de verwerking van jouw gegevens waarop je jou op kan beroepen,. We houden hiertoe een register van verwerkingsactiviteiten bij (GDPR art. 30). Zo heb je het recht tot:

• Inzage: je hebt het recht om inzage te krijgen tot de gegevens die wij over jou verwerken.
• Rectificatie: het kan gebeuren dat bepaalde gegevens die we hebben opgeslagen over jou niet (meer) correct zijn. Je kan vragen om die gegevens te laten verbeteren of vervolledigen voor zover dit wettelijk is toegelaten.
• Verwijdering: je kan vragen om je gegevens te laten verwijderen, voor zover dit wettelijk toegelaten is.
• Beperking: je kan vragen om je gegevens te laten beperken, voor zover dit wettelijk toegelaten is.
• Bezwaar: wanneer je het niet eens bent met de manier waarop we bepaalde gegevens van jou verwerken, dan kan je je daartegen verzetten. We zullen dit inwilligen tenzij er wettelijke gronden zijn om dat niet te doen.
• Overdracht: je hebt het recht om te vragen om persoonsgegevens die je zelf aan ons bestuur hebt gegeven, aan jou of aan een derde partij over te dragen. Er gelden wel een aantal beperkingen op dit recht, waardoor het niet van toepassing is op alle gegevens.

VERA apb maakt geen gebruik van profilering op basis van automatische verwerkingen (logaritmes).

Wij kunnen vragen om jezelf te identificeren voordat wij gevolg kunnen geven aan de vernoemde verzoeken.
Er geldt een uitzonderingsgrond op het verstrekken van informatie indien dit onevenredig veel moeite kost.

a. Vragen

Met vragen over het gevoerde privacybeleid of het uitvoeren van uw rechten als betrokkene, kan je terecht bij onze directeur via het e-mailadres directeur(at)vera.be en/of bij onze functionaris voor de gegevensbescherming via het e-mailadres privacy(at)vera.be.

b. Intrekken toestemming

Je hebt steeds het recht om jouw toestemming voor de verwerking van je gegevens in te trekken, indien de rechtmatigheid van de verwerking is gebaseerd op toestemming. De gegevens verwerkt in de periode waarin je jouw toestemming hebt verleend, blijven rechtmatig verwerkt.

c. Klachten

Als je het niet eens bent met de verwerking van jouw gegevens, of je hebt inbreuken vastgesteld, of je bent niet akkoord met een antwoord dat je ontvangen hebt op je vraag, of je hebt geen antwoord ontvangen van ons binnen de 30 dagen nadat de klacht ontvangen werd, kan je je wenden tot de Vlaamse Toezichtcommissie voor de verwerking van persoonsgegevens of de Gegevensbeschermingsautoriteit:

12. Cookies

De website maakt gebruik van cookies om verkeer en voorkeuren bij te houden, ter verbetering van de gebruikerservaring. Cookies zijn kleine tekstbestanden die een website op jouw computer of mobiel toestel opslaat op het moment dat je de website bezoekt.

Je leest in onze cookieverklaring https://www.vera.be/cookies alle informatie over cookies, welke cookies ons bestuur plaatst en hoe u cookies kan kiezen en/of weigeren.