Het project
Tijdens de voorbije verkiezingen gingen lokale besturen aan de slag met Elexis, een hybride softwareplatform van leverancier Vanden Broele. Het platform biedt een geautomatiseerde workflow die zorgt voor een snelle en efficiënte aanduiding van voor- en bijzitters. Daarnaast krijg je overzichtelijke real-time dashboards voor zowel de verantwoordelijke van de gemeente als het hoofdbureau, waardoor alle betrokkenen altijd up-to-date zijn. Elexis fungeert als een overkoepelende oplossing voor alle stakeholders, zoals burgers, bestuur en hoofdbureaus.
Elexis zet sterk in op digitale inclusie en gebruiksvriendelijkheid voor zowel besturen als burgers. We wilden zoveel mogelijk mensen het zo makkelijk mogelijk maken. Het project werd niet voor niets genomineerd voor een DIA (Digitaliseringsprojecten In Actie) en geselecteerd door Digitaal Vlaanderen als boost-traject om lokale digitalisering te versterken.
Snellere communicatie en efficiëntere afhandeling
Vooraf definieerde het projectteam heel wat doelstellingen. Dankzij een duidelijke meting, kunnen we ook stellen dat we heel wat doelen kunnen afvinken.
De belangrijkste winsten zijn een snellere communicatie en efficiëntere afhandeling. Vroeger moest je wachten tot oproepingsbrieven en antwoorden aankwamen. Nu antwoorden de meeste burgers digitaal en dit zelfs binnen de 24u. Daarnaast moesten bestuursmedewerkers veel minder brieven versturen of behandelen. De tijd die ze aan de organisatie spenderen zakt gemiddeld van 4 uur per dag naar 1 uur per dag.
Geleerde lessen
Naast de winst die we boekten in werkuren, leerden we ook heel wat voor andere projecten. De drie belangrijkste zijn:
- Koppelingen met authentieke bronnen (bijvoorbeeld ACM/IDM, MAGDA en Mijn Burgerprofiel) zijn heel waardevol, maar vergen veel tijd.
- Voorzie een feedbackloop. Test je toepassing dus regelmatig met gebruikers. Zo ontdek je sneller knelpunten en zaken die je kan verbeteren.
- Niet iedereen is digitaal mee. Kies daarom voor het ‘digital first’-principe, niet ‘digital only’. Antwoordt een persoon niet op de digitale melding? Stuur deze dan een brief. Zorg daarnaast ook voor de mogelijkheid om steeds om te schakelen tussen digitaal en papier (met een QR-code of automatische brief als een antwoord uitblijft).
Dit project toont dat digitalisering concrete winsten oplevert, zowel voor je medewerkers als je burgers. We gaan steeds voor een win-win, zonder te digitaliseren om te digitaliseren.
Wil je in je bestuur verder digitaliseren en kan je een helpende hand gebruiken? Contacteer ons en we bekijken hoe we elkaar verder kunnen helpen.
