Jouw informatie verdient een goed beheer

Als lokaal bestuur moet je bovendien rekening houden met specifieke verplichtingen en verwachtingen over de manier waarop je met informatie omspringt, zeker als het over persoonsgegevens gaat. 

Maar informatie slaat niet alleen op teksten of cijfergegevens, het gaat ook over foto's en films, bouwplannen, subsidieaanvragen,... Of de informatie op papier of digitaal wordt geproduceerd maakt niet uit: jullie zijn als bestuur verantwoordelijk! 

Hoe begin je nu aan informatiebeheer?

1. Stel een overzicht van je informatietypes en toepassingen op.
2. Stel prioriteiten: kies enkele duidelijk afgelijnde taken die sterk afhankelijk zijn van informatiekwaliteit of informatiedoorstroming
3. Deel de informatie die je voor deze taak gebruikt op in verschillende types
   1. Voor elke type duid je de toepassingen aan waarin je die informatie gebruikt of creëert.
   2. Voor elke toepassing duid je alle taken aan waarvoor je die toepassing gebruikt
4. Bouw stelselmatig een informatie-inventaris op
5. Teken de puzzelstukken van je informatieplan uit:
   1. wat zijn de verbanden tussen informatie, toepassingen, taken en processen
   2. welke verbeterpunten zijn er: informatie wordt méér dan één keer gecreëerd of opgeslagen, stroeve informatie-uitwisseling, welke toepassingen gebruik je niet optimaal...
6. Stel informatiebeheersregels op: wie beheert wanneer welke informatie en op welke manier?
7. Combineer je informatie-inventaris en je informatiebeheersregels zodat je een informatiebeheersplan krijgt 
   
   

VERA kan optreden als informatiebeheerder voor je bestuur:

• opstellen van je informatie-inventaris en meedenken over zinvolle prioriteiten en bruikbare typeringen
• uitvoeren van veldwerk om verbanden tussen je informatiebestanden en -toepassingen in kaart te brengen
• opstellen van werkbare beheersregels
• uitstippelen van een stapsgewijze aanpak
  
  

Interesse? Neem dan contact op met Ilse Van Mello, Peter Maes of Dries Gutschoven, jullie VERA-contactpersonen!