1) Het decreet lokaal bestuur bevat geen verplichting om gemeenteraden en anderen op te nemen en te publiceren. Artikel 278 bepaalt dat:
a. de notulen in chronologische volgorde alle besproken onderwerpen moeten vermelden, alsook het gevolg dat is gegeven aan de punten waarover de gemeenteraad geen beslissing heeft genomen.
b. de notulen ook alle beslissingen en het resultaat van de stemmingen moeten weergeven. De manier waarop dit gebeurt mag worden vastgelegd in het huishoudelijk reglement van de gemeente. Het is dus niet verplicht om de gemeenteraad letterlijk neer te schrijven.
c. ‘De gemeenteraad kan beslissen om het zittingsverslag te vervangen door een audio- of audiovisuele opname van de openbare zitting van de gemeenteraad.’
2) De opname en eventuele neerslag van de gemeenteraad en andere vergaderingen is dus een keuze van het bestuur zelf, die je kan maken om discussies achteraf te vermijden, maar niet vanuit de Vlaamse overheid wordt opgelegd.
3) Wanneer je ervoor kiest om de gemeenteraad op te nemen, kan je dit op verschillende manieren doen:
a. zelf een verslag schrijven, dat bovenvermelde elementen bevat en de essentie van de punten en beslissingen weergeeft. Dit is de goedkoopste oplossing. Je hoeft dit verslag niet letterlijk te maken, maar je kan je beperken tot de essentie.
b. allesomvattende software aankopen, die zowel de gemeenteraad opneemt, als deze omzet naar een geschreven verslag met spraakherkenning en de input per spreker per punt. Dit is evenwel geen verplichting en een grote investering.
c. een audio- of audiovisuele opname maken die je integraal beschikbaar stelt op je website of via YouTube. Hierbij is het belangrijk dat je een goede oplossing zoekt die voldoende performant is om alle stemmen in je zalen te registreren.
Let wel op: vanaf 2020 is het verplicht om publieke websites toegankelijk te maken voor iedereen, dus ook voor personen die bijvoorbeeld doof zijn.
Elk filmpje op je website moet dan een neerslag hebben:
- enkel de essentie
- de volledige tekst, via (gratis) speech-to-tekst software
- op vraag bepaalde stukken verslag uitschrijven voor wie dit nodig heeft