In 2018 en 2019 volgenden 11 organisaties ons optimalisatietraject Fileserver. Door een combinatie van expertisedeling in groepssessies en begeleiding op maat hebben we samen hun fileservers herwerkt tot een logisch en functioneel geordend digitaal klassement. Want een functioneel geordende fileserver is vaak het meest aangewezen eerste traject om een breed informatiemanagement praktisch vorm te geven en meteen een grote stap vooruit te zetten.
Het aanpakken van je fileserver gaat niet alleen om het opstellen van een nieuwe structuur en het vastleggen van regels, het gaat vooral over een gedragsverandering binnen je organisatie. En het is een belangrijke stap naar een goede informatiehuishouding.
Enkele tips voor de projectleider:
- Definieer het project: formuleer mijlpalen en projectdoelstellingen en leg dagen vast in je agenda of het verzandt in de sleur van alledag
- Stel je projectwerkgroep goed samen en kies je aanspreekpunten op de diensten met zorg: zij zijn de ambassadeurs voor je project op de werkvloer
- Neem je tijd: besef dat je een gedragsverandering wil bekomen en dat dit de nodige tijd moet doorlopen voor dat gerealiseerd is
- Trek mensen mee in je verhaal: als je je project in 5 minuten kunt pitchen en mensen het begrijpen en enthousiast zijn, dan ben je zeker op de goede weg.
- Vertrek van de noden van de gebruiker: Whats in it for me is een vraag die bij de meeste medewerkers belangrijk is.
- Betrek andere diensten zoals ICT, communicatie en de DPO. Ze hebben elk een eigen insteek om de fileserver te benaderen.
- Maak niet van alles een prioriteit: bouw stapsgewijs en maak onderscheid tussen harde regels en aanbevelingen aan de medewerkers
Tips voor het managementteam
- Wees sponsor in het project en bespreek het tijdens de doorlooptijd meermaals op het MAT
- Geef het goede voorbeeld door zelf de regels toe te passen
- Ondersteun het personeel door mensen tijd en ruimte te geven om ermee aan de slag te gaan
- Zorg voor omkadering: als je digitaal wilt gaan werken, moeten de ICT-infrastructuur voldoende aangepast zijn.
- De fileserver aanpakken kadert in het groter geheel van informatiebeheer en zou moeten leiden naar een goed geordend digitaal archief.
- Een goed geordend digitaal klassement is meestal het eerste traject om een breed informatiemanagement praktisch vorm te geven en meteen een grote stap vooruit te zetten.
Heb je vragen? Contacteer dan je Petra Vanhoutte, onze projectleider, of je contactpersoon!
Gepubliceerd op donderdag 21 november 2019 14:28